Récits

Lundi 4 mai 2009

Gestion informatisée des stages en Soins infirmiers

Céline Longpré enseignante, Cégep de Saint-Jérôme

Le programme de soins infirmiers exige une interaction avec plusieurs milieux de stage, l’évaluation des compétences des étudiants et un suivi étroit pour chacun des stages. À mon arrivée comme coordonnatrice des stages à l’automne 2004, je trouvais que la gestion des stages était compliquée et déficiente. Comme les étudiants du programme d’informatique étaient appelés à réaliser des projets concrets, je me suis associée avec l’enseignante qui les encadrait pour créer une base informatisée de données pour la gestion des stages. À l’aide d’ACCESS, des étudiants de fin de deuxième année se sont mis à la tâche et ont créé GSSI pour « Gestion des Stages en Soins Infirmiers ».

Un outil efficace pour la gestion des stages

Dans un premier temps, l’outil produit permet d'associer toutes les étudiantes avec les milieux de stages disponibles et de faire parvenir les demandes de stage aux établissements de santé sans craindre les erreurs que nous avions lorsque nous fonctionnions à la mitaine.

Quand les stages sont acceptés, l’enseignante créer son groupe d’étudiantes en utilisant la liste qui lui est acheminée en format électronique par le registraire. Puis, elle affecte les étudiantes à leur milieu de stage.

Par la suite, l’enseignante peut accéder aux dossiers de ses étudiantes et vérifier leur parcours à l’aide du dossier informatisé personnalisé. L’enseignante y retrouve plusieurs informations, notamment :

ses coordonnées;
ses évaluations antérieures;
si l'étudiante possède une voiture et est disposée à faire du covoiturage;
si elle désire être comédienne pour les examens cliniques objectifs structurés de fin d’année (ECOS).

L’enseignante dispose également d'un endroit lui permettant d’inscrire des informations concernant le cheminement de l'étudiante durant son stage. Le tout étant confidentiel et sécurisé, il n'y a plus de dossiers en format papier.

Un outil intéressant pour les étudiantes

À chaque session, une formation sur l’utilisation de GSSI est donnée aux nouvelles étudiantes pour les aider à naviguer dans le système. Par la suite, chacune peut accéder à son dossier, qu’elle doit mettre à jour en ce qui concerne ses renseignements personnels. Diverses informations sont disponibles pour elle, notamment les évaluations concernant ses stages ainsi que ses résultats scolaires dans les cours du programme. Lorsqu’une évaluation a été réalisée par son enseignante, elle doit la signer directement dans son dossier. Toute information la concernant lui est accessible et elle peut consulter son dossier en tout temps, que ce soit pour se préparer à un prochain stage ou pour avoir une idée de ce qu’elle doit améliorer.

Des avantages

Parmi les nombreux avantages d’un tel système, on ne peut passer sous silence le fait que nous puissions travailler nos dossiers à distance avec le « Terminal Server » de notre cégep. L’accès à distance est très intéressant, car il nous permet de terminer une journée de stage et d’entrer immédiatement nos informations à partir de la maison.

Il est également possible de produire des rapports, très utiles pour le suivi des stages ou pour des statistiques. Voici des exemples de rapports possibles : l’horaire de stage de l’enseignante, la liste des compétences les plus échouées, des informations sur les milieux de stage et le calcul des coûts pour les contrats d’affiliation.

Des retombées positives

Depuis l’instauration de GSSI, on remarque un grand nombre de retombées positives, autant pour le personnel enseignant que pour les étudiantes :

efficacité dans la gestion des stages;
diminution des erreurs, notamment aucune perte de dossiers;
rapidité dans le suivi des demandes de stages;
facilité à retrouver les informations désirées;
accès constant aux coordonnées à jour des étudiantes pour les rejoindre;
possibilité pour les étudiantes d’utiliser leurs évaluations antérieures pour énoncer des objectifs de stage qui tiennent compte de leurs forces et faiblesses;
accès rapide aux évaluations.

L’équipe enseignante est vraiment satisfaite du produit actuel, tout en sachant que des modifications pourraient être apportées pour qu'il soit encore plus efficient.

N’hésitez pas à nous faire connaître vos expériences en matière de supervision de stages. Vos expériences pourront sûrement orienter nos actions.

CommentairesRéagir au texte

réponse à EDITH CECCHIN

Bonjour, GSSI est une base des données et non un logiciel qui peut-être utiliser par plusieurs personnes. Cette base des données peux aider à avoir des statistiques des milieux de stage utilisés, de la réussite des étudiants (échecs). nous avons un dossier étudiant, prof, établissement. pouvez-vous me dire ce que signifie LDM? Cela m'aiderait à mieux comprendre si GSSI peut vous aider. Céline

céline longpré, enseignante, Cégep de Saint-Jérôme [2010-8-10]

gestion administrative et pédagogique des etudiants infirmiers versoin LMD

Je suis nouvellement affectée au secrétariat de la direction de l'institut de formation des infimiers Je découvre et je n'ai aucune aide pour m'adapter à ce nouveau poste Je souhaite que l'on me communique des logiciels concernant gestion administrative et pédagogique pour les étudiants. Merci

EDITH CECCHIN, secretaire IFSI, IFSI [2010-8-08]

réponse à Samira Gmar

J'aimerais bien répondre à votre demande, mais de quoi parlez-vous quand vous parler du système LDM? Le système GSSI est un logiciel pour nous aider à la gestion des stages et avoir un dossier électronique d'évaluation pour nos étudiantes lors des stages Les documents d'évaluation pour nos étudiants sont maintenant électroniques nous avons seulement fait un transfert. J'espère avoir répondu à votre question.

Céline Longpré, enseignante, Cégep de Saint-Jérôme [2010-3-10]

former les référants de stage (comment encadrer?)

STAGE BONJOUR je voudrais former les infirmiers novices ; comment encadrer les etudiants infirmiers en stage et comment évaluer un rapport de stage d'un étudiant de première année ainsi que de deuxième et de troisième, sachant qu'ils suivent le système LMD? MERCI

samira gmar, professeure paramédicale en soins infirmiers, institut des sciences infirmières de sousse tunisie [2010-3-10]

Réponse pour Mme Denise Bruneau

Selon ma personne-ressource en informatique, oui il est possible de faire le transfert et de faire des adaptations selon les besoins. Cependant, la technologie se développe tellement rapidement qu'il serait intéressant de penser au Web. Cela demanderait du temps, mais cela serait un outil plus intéressant.

Céline Longpré, coordonnatrice des stages Cégep de St-Jérôme, Cégep de Saint-Jérôme [2009-5-08]

Bravo pour cette belle initiative!

Céline, c’est avec plaisir que j’ai parcouru ton récit sur Profweb concernant votre système de gestion de stages en soins infirmiers au Cégep de Saint-Jérôme. Félicitations pour la création de cet outil de gestion fort intéressant. C'est une heureuse initiative d’impliquer les étudiants en informatique dans votre projet. Quelques questions cependant : votre programme de gestion de stage est-il transférable? Peut-il servir à d'autres cégeps ou d’autres institutions de formation avec quelques ajustements? Si oui, comptez-vous le partager? Encore bravo pour ton investissement dans ce projet et merci de faire part de ton expérience.

Denise Bruneau-Morin, Coordonnatrice et webmestre, Infiressources [2009-5-04]

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